Réponse courte : le Form 8822-B informe l'IRS qu'une entité a changé d'adresse postale, de lieu d'activité ou de responsible party. Toute entité dotée d'un EIN doit déclarer un nouveau responsible party dans les 60 jours. Les changements d'adresse sont facultatifs mais importants, car l'IRS envoie ses courriers à l'adresse qu'il a dans ses dossiers. Les fonds comptent souvent des dizaines d'entités, le fonds lui-même, son general partner, la société de gestion, des blockers et des SPV : un changement de gérant ou d'administrateur peut donc représenter toute une série de ces formulaires.

Ce que couvre le formulaire

Le Form 8822-B (Rev. December 2019) vise trois types de changement :

  • L'adresse postale : où l'IRS envoie lettres et avis concernant les déclarations de l'entité, comme les Forms 1065, 1120, 941 et 990, et, séparément, les déclarations de plans d'épargne salariale comme le Form 5500.
  • Le lieu d'activité : l'adresse physique de l'activité, si elle diffère de l'adresse postale.
  • Le responsible party : la personne derrière l'entité, avec son nom et son SSN, ITIN ou EIN.

Il concerne les entreprises et autres entités. Un particulier qui change d'adresse personnelle utilise le Form 8822.

Le responsible party et la règle des 60 jours

Lorsqu'une entité demande un EIN sur le Form SS-4, elle désigne un responsible party : la personne qui détient ou contrôle en dernier ressort l'entité, ou qui exerce sur elle le contrôle effectif ultime. Sauf exceptions limitées, comme les entités publiques, ce doit être une personne physique, et non une autre société. Pour une entité cotée ou enregistrée auprès de la SEC, il s'agit du principal dirigeant d'une société ou d'un general partner d'une partnership.

Selon la réglementation, toute entité dotée d'un EIN doit déclarer un changement de responsible party dans les 60 jours, qu'elle exerce ou non une activité. Pour ces entités, l'utilisation du Form 8822-B est obligatoire.

Le dépôt

  • Ne pas le joindre à une déclaration. Il est envoyé séparément au centre de services de l'IRS correspondant à l'ancienne adresse de l'entité : Kansas City ou Ogden, Ogden traitant les adresses hors des États-Unis. Vérifiez les adresses à jour sur irs.gov/Form8822B.
  • Qui signe : un dirigeant, un propriétaire, un general partner, un membre gérant de LLC, un administrateur de plan, un fiduciaire ou un représentant autorisé. Un représentant doit joindre une procuration, comme le Form 2848, faute de quoi l'IRS ne traitera pas le changement.
  • Le traitement prend en général 4 à 6 semaines.
  • Une adresse « aux bons soins de » (in care of) peut être utilisée, par exemple pour que le courrier parvienne à l'administrateur ou au comptable du fonds.

Pourquoi c'est important

  • Courriers manqués. Si l'IRS dispose d'une ancienne adresse, ses avis, y compris les lettres de contrôle, les avis de pénalité et la correspondance de contrôle des partnerships, arrivent au mauvais endroit, et les délais de réponse peuvent expirer sans que personne ne s'en aperçoive.
  • Des données de propriété exactes. Le responsible party est le moyen par lequel l'IRS relie une entité à une personne réelle. Le tenir à jour évite des difficultés lorsque l'entité doit ensuite traiter avec l'IRS.
  • Des transitions propres. Lors de la vente d'une entreprise ou d'un changement de gérant, la mise à jour du responsible party fait partie d'une transition ordonnée.

Exemple

Une société de private equity cède sa société de gestion à un nouveau propriétaire, et la personne qui contrôlait le general partner du fonds se retire.

  • Le general partner et la société de gestion ont chacun un EIN, et leur responsible party était la personne qui part. Chacun dépose un Form 8822-B dans les 60 jours, en désignant la nouvelle personne qui exerce le contrôle.
  • Le fonds et ses SPV ont aussi des EIN. Si leur responsible party était la même personne, chacun a besoin de son propre Form 8822-B.
  • En même temps, le nouveau propriétaire déménage les bureaux : chaque entité met aussi à jour son adresse postale et, si elle emploie du personnel, l'adresse de ses déclarations de paie.

Chaque formulaire est signé par un dirigeant ou un general partner habilité, ou par un représentant avec une procuration jointe.

Ce que cela signifie pour les fonds

  • Tenez un registre des entités indiquant pour chacune son EIN, son responsible party et son adresse auprès de l'IRS, afin de mettre à jour les changements en une seule fois.
  • Intégrez le Form 8822-B aux listes de contrôle de closing pour les cessions de participations dans le GP, les changements de gérant et les transferts d'administration.
  • Utilisez une adresse « aux bons soins de » pour les entités dont le courrier doit parvenir à l'équipe fiscale ou administrative du fonds.

Cette explication est une information générale et ne constitue pas un conseil fiscal.

Sources

À lire également

Cet article explicatif constitue une analyse et une information générale, et non un conseil fiscal, juridique ou en investissement.